Règlement d'ordre intérieur

TITRE I – LE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL COMMUNAL

Chapitre 1er – Le tableau de préséance

Article 1er – Il est établi un tableau de préséance des conseillers communaux dès après l’installation du Conseil communal.

Article 2 – Sous réserve de l’article L1123-5, §3, alinéa 3, du CDLD relatif au bourgmestre empêché, le tableau de préséance est réglé d’après l’ordre d’ancienneté des conseillers, à dater de leur première entrée en fonction, et, en cas d’ancienneté égale, d’après le nombre de votes obtenus lors de la dernière élection.

Seuls les services ininterrompus en qualité de conseiller titulaire sont pris en considération pour déterminer l’ancienneté de service, toute interruption entraînant la perte définitive de l’ancienneté acquise.

Les conseillers qui n’étaient pas membres du conseil sortant figurent en bas de tableau, classés d’après le nombre de votes obtenus lors de la dernière élection.

Article 3 – Par nombre de votes obtenus, on entend : le nombre de votes attribués individuellement à chaque candidat.

En cas de parité de votes obtenus par deux conseillers d’égale ancienneté de service, la préséance est réglée selon le rang qu’ils occupent sur la liste s’ils ont été élus sur la même liste, ou selon l’âge qu’ils ont au jour de l’élection s’ils ont été élus sur des listes différentes, la priorité étant alors réservée au conseiller le plus âgé.

Article 4 – L’ordre de préséance des conseillers communaux est sans incidence sur les places à occuper par les conseillers communaux pendant les séances du conseil. Il n’a pas non plus d’incidence protocolaire.

Chapitre 2 – Les réunions du Conseil communal

Section 1 – La fréquence des réunions du Conseil communal

Article 5 – Le Conseil communal se réunit toutes les fois que l’exigent les affaires comprises dans ses attributions et au moins dix fois par an.

Lorsqu’au cours d’une année, le conseil s’est réuni moins de dix fois, durant l’année suivante, le nombre de conseillers requis à l’article 8 du présent règlement (en application de l’article L1122-12, alinéa 2, du CDLD), pour permettre la convocation du conseil est réduit au quart des membres du Conseil communal en fonction.

Section 2 – La compétence de décider que le Conseil communal se réunira

Article 6 – Sans préjudice des articles 7 et 8, la compétence de décider que le Conseil communal se réunira tel jour, à telle heure, appartient au Collège communal.

Article 7 – Lors d’une de ses réunions, le Conseil communal, si tous ses membres sont présents, peut décider à l’unanimité que, tel jour, à telle heure, il se réunira à nouveau afin de terminer l’examen, inachevé, des points inscrits à l’ordre du jour.

Article 8 – Sur la demande d’un tiers des membres du Conseil communal en fonction ou – en application de l’article 5, alinéa 2, du présent règlement et conformément à l’article L1122-12, alinéa 2, du CDLD – sur la demande du quart des membres du Conseil communal en fonction, le Collège communal est tenu de le convoquer aux jour et heure indiqués.

Lorsque le nombre des membres du Conseil communal en fonction n’est pas un multiple de trois ou de quatre, il y a lieu, pour la détermination du tiers ou du quart, d’arrondir à l’unité supérieure le résultat de la division par trois ou par quatre.

Section 3 – La compétence de décider de l’ordre du jour des réunions du Conseil communal

Article 9 – Sans préjudice des articles 11 et 12, la compétence de décider de l’ordre du jour des réunions du Conseil communal appartient au Collège communal.

Article 10 – Chaque point à l'ordre du jour est indiqué avec suffisamment de clarté et est accompagné d’une note de synthèse explicative.

Chaque point de l’ordre du jour donnant lieu à une décision doit être accompagné par un projet de délibération.

Article 11 – Lorsque le Collège communal convoque le Conseil communal sur la demande d’un tiers ou d’un quart de ses membres en fonction, l’ordre du jour de la réunion du Conseil communal comprend, par priorité, les points indiqués par les demandeurs de la réunion.

Article 12 – Tout membre du Conseil communal peut demander l’inscription d’un ou de plusieurs points supplémentaires à l’ordre du jour d’une réunion du Conseil, étant entendu :
a) que toute proposition étrangère à l'ordre du jour doit être remise au bourgmestre ou à celui qui le remplace, au moins cinq jours francs avant la réunion du conseil communal ;
b) qu’elle doit être accompagnée d’une note de synthèse explicative ou de tout document propre à éclairer le Conseil communal ;
c) que, si elle donne lieu à une décision, elle doit être accompagnée d’un projet de délibération, conformément à l’article 10 du présent règlement ;
d) qu’il est interdit à un membre du Collège communal de faire usage de cette faculté ;
e) que l’auteur de la proposition présente son point lors de la réunion du Conseil communal. En l’absence de l’auteur de la proposition pour présenter son point lors de la réunion du Conseil communal, ledit point n’est pas examiné.
Par « cinq jours francs », il y a lieu d’entendre cinq jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour de la réception de la proposition étrangère à l’ordre du jour par le Bourgmestre ou par celui qui le remplace et celui de la réunion du Conseil communal ne sont pas compris dans le délai.
Le Bourgmestre ou celui qui le remplace transmet sans délai les points complémentaires de l’ordre du jour de la réunion du Conseil communal à ses membres.

Section 4 – L’inscription, en séance publique ou en séance à huis clos, des points de l’ordre du jour des réunions du Conseil communal

Article 13 – Sans préjudice des articles 14 et 15, les réunions du Conseil communal sont publiques.

Article 14 – Sauf lorsqu’il est appelé à délibérer du budget, d’une modification budgétaire ou des comptes, le Conseil communal, statuant à la majorité des deux tiers de ses membres présents, peut, dans l’intérêt de l’ordre public et en raison des inconvénients graves qui résulteraient de la publicité, décider que la réunion du Conseil ne sera pas publique.

Lorsque le nombre des membres du Conseil communal présents n’est pas un multiple de trois, il y a lieu, pour la détermination des deux tiers, d’arrondir à l’unité supérieure le résultat de la division par trois suivie de la multiplication par deux.

Article 15 – La réunion du Conseil communal n’est pas publique lorsqu’il s’agit de questions de personnes.

Article 16 – Lorsque la réunion du Conseil communal n’est pas publique, seuls peuvent être présents :

• les membres du conseil,
• le Président du Conseil de l’Action Sociale et, le cas échéant, l’échevin désigné hors conseil conformément à l’article L1123-8, par. 2, al. 2, du CDLD,
• la Directrice générale,
• le cas échéant, toute personne dont la présence est requise en vertu d’une disposition légale ou réglementaire,
• et, s’il échet, des personnes appelées pour exercer une tâche professionnelle.

Article 17 – Sauf en matière disciplinaire, la séance à huis clos ne peut avoir lieu qu’après la séance publique.

S’il paraît nécessaire, pendant la séance publique, de continuer l’examen d’un point en séance à huis clos, la séance publique peut être interrompue, à cette seule fin.

Section 5 – Le délai entre la réception de la convocation par les membres du Conseil communal et sa réunion

Article 18 – Sauf les cas d’urgence, la convocation du Conseil communal se fait, par courrier électronique à l’adresse électronique personnelle visée à l’article 19bis du présent règlement au moins sept jours francs avant celui de la réunion ; elle contient l’ordre du jour.

Ce délai est ramené à deux jours francs lorsqu’il s’agit des deuxième et troisième convocations du Conseil communal, dont il est question à l’article L1122-17, alinéa 3, du CDLD.

Par « sept jours francs » et par « deux jours francs », il y a lieu d’entendre respectivement, sept jours de vingt-quatre heures et deux jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour de la réception de la convocation par les membres du Conseil communal et celui de sa réunion ne sont pas compris dans le délai.

Sans préjudice des articles 20 et 22, les documents visés au présent article peuvent être transmis par écrit et à domicile si le mandataire en a fait la demande par écrit ou si la transmission par courrier ou par voie électronique est techniquement impossible.

Article 19 – Pour l’application de l’article 18 du présent règlement et de la convocation « à domicile », il y a lieu d’entendre ce qui suit : la convocation est portée au domicile des conseillers.

Par « domicile », il y a lieu d’entendre l’adresse d’inscription du conseiller au registre de population. Un conseiller peut toutefois demander à recevoir les convocations en un autre lieu qu’il désigne précisément par écrit.

Chaque conseiller indiquera de manière précise la localisation de sa boîte aux lettres.

A défaut de la signature du conseiller en guise d’accusé de réception, le dépôt de la convocation dans la boîte aux lettres désignée, attesté par un agent communal, sera valable.

Article 19bis – Conformément à l’article L1122-13, paragraphe 1er, alinéa 4, la Commune met à disposition des conseillers une adresse électronique personnelle sous la forme de cHJlbm9tLm5vbUBjb21tdW5lLWRhbGhlbS5iZS4=

Le conseiller communal, dans l’utilisation de cette adresse, s’engage à :

• ne faire usage de l’adresse électronique mise à disposition que dans le strict cadre de l’exercice de sa fonction de conseiller communal ou d’éventuelles fonctions dérivées au sens du CDLD ;
• ne diffuser à aucun tiers, quel qu’il soit, les codes d’accès et données de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) liés à l’adresse dont question, ceux-ci étant strictement personnels ;
• ne pas utiliser son compte de messagerie à des fins d’archivage et, pour cela, vider régulièrement l’ensemble des dossiers liés à son compte (boîte de réception, boîte d’envoi, brouillons, éléments envoyés, …). L’espace de stockage maximal autorisé par adresse électronique est de 2 Gigabytes (Gb).
• prendre en charge la configuration de son (ses) ordinateur(s) personnel(s) et des autres appareils permettant d’accéder à sa messagerie électronique ;
• s’équiper des outils de sécurité nécessaires pour prévenir les attaques informatiques et bloquer les virus, spam et logiciels malveillants ;
• assumer toutes les conséquences liées à un mauvais usage de sa messagerie électronique ou à l’ouverture de courriers frauduleux ;
• ne pas utiliser l’adresse électronique mise à disposition pour envoyer des informations et messages en tous genres au nom de la commune ;
• mentionner au bas de chacun des messages envoyés l’avertissement (disclaimer) suivant : « le présent courriel n’engage que son expéditeur et ne peut être considéré comme une communication officielle de la Commune de Dalhem ».

Section 6 – La mise des dossiers à la disposition des membres du Conseil communal

Article 20 – Sans préjudice de l'article 22, pour chaque point de l'ordre du jour des réunions du conseil communal, toutes les pièces se rapportant à ce point – en ce compris le projet de délibération et la note de synthèse explicative visés à l'article 10 du présent règlement – sont mises à la disposition, sans déplacement, des membres du conseil, et ce, dès l'envoi de l'ordre du jour.

Durant les heures d’ouverture des bureaux, les membres du Conseil communal peuvent consulter ces pièces au secrétariat communal.

Dans la mesure du possible, les dossiers complets seront également disponibles électroniquement. Les Conseillers communaux en seront avertis par mail à l’adresse électronique visée à l’article 19bis. Aucun délai n’est fixé pour cette mise à disposition éventuelle.

Article 21 – La Directrice générale ou le fonctionnaire désigné par elle, ainsi que le Receveur régional ou le fonctionnaire désigné par lui, se tiennent à la disposition des conseillers afin de leur donner des explications techniques nécessaires à la compréhension des dossiers dont il est question à l’article 20 du présent règlement, et cela pendant deux périodes précédant la séance du Conseil communal, dont une période durant les heures normales d’ouverture des bureaux fixée le lundi suivant l’envoi de la convocation, de 9h à 12h, et une période en dehors de ces heures sur rendez-vous fixée avec la Directrice générale et/ou le Receveur régional ou le fonctionnaire désigné par eux.

Les Conseillers communaux peuvent également poser des questions par voie électronique à la Directrice générale et/ou au Receveur régional ou au fonctionnaire désigné par eux. Ceux-ci répondront en fonction de leur disponibilité au plus tard le jour du Conseil.

Article 22 – Au plus tard sept jours francs avant la réunion au cours de laquelle le Conseil communal est appelé à délibérer du budget, d’une modification budgétaire ou des comptes, le Collège communal met à la disposition électroniquement de chaque membre du Conseil communal un exemplaire du projet de budget, du projet de modification budgétaire ou des comptes, sauf si le Conseiller communal fait la demande de recevoir cet exemplaire à domicile.

Par « sept jours francs », il y a lieu d’entendre sept jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour de la réception du projet de budget, du projet de modification budgétaire ou des comptes par les membres du Conseil communal et celui de sa réunion ne sont pas compris dans le délai.

Le projet est communiqué tel qu’il sera soumis aux délibérations du Conseil communal, dans la forme prescrite, et accompagné des annexes requises pour son arrêt définitif, à l’exception, pour ce qui concerne les comptes, des pièces justificatives.

Le projet de budget et les comptes sont accompagnés d’un rapport. Le rapport comporte une synthèse du projet de budget ou des comptes. En outre, le rapport qui a trait au budget définit la politique générale et financière de la commune ainsi que tous les éléments utiles d’information, et celui qui a trait aux comptes synthétise la gestion des finances communales durant l’exercice auquel ces comptes se rapportent.

Avant que le Conseil communal délibère, le Collège communal commente le contenu du rapport.

Pour les comptes, outre le rapport évoqué ici, est également jointe la liste des adjudicataires des marchés de travaux, de fournitures ou de services pour lesquels le conseil a choisi le mode de passation et a fixé les conditions, conformément à l’article L1312-1, §2, second alinéa, du CDLD.

Section 7 – L’information à la presse et aux habitants

Article 23 – Les lieu, jour et heure et l’ordre du jour des réunions du Conseil communal sont portés à la connaissance du public par voie d’affichage à la Maison communale, dans les mêmes délais que ceux prévus aux articles L1122-13, L1122-23 et L1122-24, alinéa 3, du CDLD, relatifs à la convocation du conseil, ainsi que par un avis diffusé sur le site internet de la commune.

Les points ajoutés à l’ordre du jour par les Conseillers communaux seront inscrits sur le site internet de la commune dès leur réception et acceptation par le Bourgmestre ou son remplaçant.

La presse et les habitants intéressés de la commune sont, à leur demande et dans un délai utile, informés gratuitement de l’ordre du jour des réunions du Conseil communal. Le délai utile ne s’applique pas pour des points qui sont ajoutés à l’ordre du jour après l’envoi de la convocation conformément à l’article L1122-13 du CDLD.

A la demande des personnes intéressées, la transmission de l’ordre du jour peut s’effectuer gratuitement par voie électronique.

Section 8 – La compétence de présider les réunions du Conseil communal

Article 24 – Sans préjudice de la norme prévue à l’article L1122-15 du CDLD pour la période antérieure à l’adoption du pacte de majorité par le Conseil communal, la compétence de présider les réunions du Conseil communal appartient au Bourgmestre, à celui qui le remplace, ou le cas échéant, au président de l’assemblée tel que désigné en vertu de l’article L1122-34, §3 et suivants, du CDLD.

Lorsque le Bourgmestre n’est pas présent dans la salle de réunion à l’heure fixée par la convocation, il y a lieu :

• de considérer qu’il est absent ou empêché, au sens de l’article L1123-5 du CDLD,
• et de faire application de cet article.

Lorsque le président, désigné conformément à l’article L1122-34 du CDLD, n’est pas présent dans la salle de réunion à l’heure fixée par la convocation, il est remplacé par le Bourgmestre ou celui qui le remplace.

Section 8bis – Quant à la présence de la Directrice générale

Article 24bis – Lorsque la Directrice générale n’est pas présente dans la salle de réunion à l’heure fixée par la convocation, ou lorsqu’elle doit quitter la séance parce qu’elle se trouve en situation d’interdiction (CDLD, art. L1122-19), le Conseil communal désigne un de ses membres pour assurer le secrétariat de la séance.

Section 9 – La compétence d’ouvrir et de clore les réunions du Conseil communal

Article 25 – La compétence d’ouvrir et de clore les réunions du Conseil communal appartient au président.
La compétence de clore les réunions du Conseil communal comporte celle de les suspendre.

Article 26 – Le président doit ouvrir les réunions du Conseil communal au plus tard un quart d’heure après l’heure fixée par la convocation.

Article 27 – Lorsque le président a clos une réunion du Conseil communal :

• celui-ci ne peut plus délibérer valablement ;
• la réunion ne peut pas être rouverte.

Section 10 – Le nombre de membres du Conseil communal devant être présents pour qu’il puisse délibérer valablement

Article 28 – Sans préjudice de l’article L1122-17, alinéa 2, du CDLD, le Conseil communal ne peut prendre de résolution si la majorité de ses membres en fonction n’est présente.

Par « la majorité de ses membres en fonction », il y a lieu d’entendre :

la moitié plus un demi du nombre des membres du Conseil communal en fonction, si ce nombre est impair ;

la moitié plus un du nombre des membres du Conseil communal en fonction, si ce nombre est pair.

Article 29 – Lorsque, après avoir ouvert la réunion du Conseil communal, le président constate que la majorité de ses membres en fonction n’est pas présente, il la clôt immédiatement.

De même, lorsque, au cours de la réunion du Conseil communal, le président constate que la majorité de ses membres en fonction n’est plus présente, il la clôt immédiatement.

Section 11 – La police des réunions du Conseil communal

Sous-section 1ère – Disposition générale

Article 30 – La police des réunions du Conseil communal appartient au président.

Sous-section 2 – La police des réunions du Conseil communal à l’égard du public

Article 31 – Le président peut, après en avoir donné l’avertissement, faire expulser à l’instant du lieu de l’auditoire tout individu qui donnera des signes publics soit d’approbation, soit d’improbation, ou excitera au tumulte de quelque manière que ce soit.

Le président peut, en outre, dresser procès-verbal à charge du contrevenant, et le renvoyer devant le tribunal de police qui pourra le condamner à une amende d’un à quinze euros ou à un emprisonnement d’un à trois jours, sans préjudice d’autres poursuites, si le fait y donne lieu.

Sous-section 3 – La police des réunions du Conseil communal à l’égard de ses membres

Article 32 – Le président intervient :

• de façon préventive, en accordant la parole, en la retirant au membre du Conseil communal qui persiste à s’écarter du sujet, en mettant aux voix les points de l’ordre du jour ;
• de façon répressive, en retirant la parole au membre du conseil qui trouble la sérénité de la réunion, en le rappelant à l’ordre, en suspendant la réunion ou en la levant. Sont notamment considérés comme troublant la sérénité de la réunion du Conseil communal, ses membres :
• qui prennent la parole sans que le président la leur ait accordée,
• qui conservent la parole alors que le président la leur a retirée,
• ou qui interrompent un autre membre du conseil pendant qu’il a la parole.

Tout membre du Conseil communal qui a été rappelé à l’ordre peut se justifier, après quoi le président décide si le rappel à l’ordre est maintenu ou retiré.

Enfin, le président pourra également exclure le membre du conseil de la réunion si celui-ci excite au tumulte de quelque manière que ce soit.

Article 33 – Plus précisément, en ce qui concerne l’intervention du président de façon préventive, celui-ci, pour chaque point de l’ordre du jour :

a) le commente ou invite à le commenter ;
b) accorde la parole aux membres du Conseil communal qui la demandent, étant entendu qu’il l’accorde selon l’ordre des demandes et, en cas de demandes simultanées, selon l’ordre du tableau de préséance tel qu’il est fixé au Titre I, Chapitre 1er, du présent règlement ;
c) clôt la discussion ;
d) circonscrit l’objet du vote et met aux voix, étant entendu que le vote porte d’abord sur les modifications proposées au texte initial.

Les points de l’ordre du jour sont discutés dans l’ordre indiqué par celui-ci, à moins que le Conseil communal n’en décide autrement.

Les membres du Conseil communal ne peuvent pas demander la parole plus de deux fois à propos du même point de l’ordre du jour, sauf si le président en décide autrement.

Sous-section 4 – Prise de sons et/ou d’images pendant les séances publiques du Conseil communal

Enregistrement par les Conseillers communaux

Article 33bis – Pour la bonne tenue de la séance, et pour permettre aux conseillers communaux de participer aux débats sereinement et avec toute la concertation requise, la prise de sons et/ou d’images est interdite aux membres du conseil.

Enregistrement par une tierce personne

Article 33ter – Pendant les séances publiques du Conseil communal, la prise de sons et/ou d’images est autorisée aux personnes extérieures au Conseil communal ainsi qu’aux journalistes professionnels, agréés par l’Association générale des journalistes professionnels de Belgique.

Restrictions – Interdictions

Article 33quater – Les prises de sons et/ou d’images ne peuvent porter atteinte aux droits des personnes présentes (droit à l’image, RGPD, …).

Les photos et/ou images ne peuvent en aucun cas être dénigrantes ou diffamatoires et doivent avoir un rapport avec la fonction ou le métier exercé par la personne photographiée et/ou filmée.

La prise de sons et/ou d’images d’une séance publique du Conseil communal ne peut nuire à la tenue de celle-ci, auquel cas des mesures de police pourraient alors être prises par le Bourgmestre ou le président de l’assemblée sur base de l’article L1122-25 du CDLD.

Article 33quinquies – L’administration communale procède à l’enregistrement des séances publiques du Conseil communal. Cet enregistrement est ensuite mis à disposition sur le site communal.

Sous-section 5 – Utilisation de moyens technologiques pour la présentation des points

Article 33sexies – Des moyens technologiques actuels (PowerPoint, vidéos, etc) peuvent être utilisés par :
- un membre du Collège communal ou un Conseiller communal délégué par lui pour présenter les points de l’ordre du jour arrêté par le Collège communal ;
- le Conseiller communal pour présenter le point qu’il a ajouté à l’ordre du jour (le PowerPoint, la vidéo, etc, devront accompagnés le point supplémentaire lors de son dépôt) ;
- par toute personne invitée par le Collège communal pour présenter un point de l’ordre du jour (architecte, Receveur régional, etc).

Section 12 – La mise en discussion de points non-inscrits à l’ordre du jour de la réunion du Conseil communal

Article 34 – Aucun point non inscrit à l’ordre du jour de la réunion du Conseil communal ne peut être mis en discussion, sauf dans les cas d’urgence où le moindre retard pourrait occasionner du danger.

L’urgence est déclarée par les deux tiers au moins des membres du Conseil communal présents ; leurs noms sont insérés au procès-verbal de la réunion.

Lorsque le nombre des membres du Conseil communal présents n’est pas un multiple de trois, il y a lieu, pour la détermination des deux tiers, d’arrondir à l’unité supérieure le résultat de la division par trois suivie de la multiplication par deux.

Section 13 – Le nombre de membres du Conseil communal devant voter en faveur de la proposition pour que celle-ci soit adoptée

Sous-section 1ère – Les résolutions autres que les nominations et les présentations de candidats

Article 35 – Les résolutions sont prises à la majorité absolue des suffrages ; en cas de partage, la proposition est rejetée.

Par « la majorité absolue des suffrages », il y a lieu d’entendre :

• la moitié plus un demi du nombre des votes, si ce nombre est impair ;
• la moitié plus un du nombre des votes, si ce nombre est pair.

Pour la détermination du nombre des votes, n’interviennent pas :

• les abstentions,
• et, en cas de scrutin secret, les bulletins de vote nuls.

En cas de scrutin secret, un bulletin de vote est nul lorsqu’il comporte une indication permettant d’identifier le membre du Conseil communal qui l’a déposé.

Sous-section 2 – Les nominations et les présentations de candidats

Article 36 – En cas de nomination ou de présentation de candidats, si la majorité absolue n’est pas obtenue au premier tour du scrutin, il est procédé à un scrutin de ballottage entre les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix.

A cet effet, le président dresse une liste contenant deux fois autant de noms qu’il y a de nominations ou de présentations à faire.

Les suffrages ne peuvent être donnés qu’aux candidats portés sur cette liste.

La nomination ou la présentation a lieu à la pluralité des voix. En cas de parité des voix, le plus âgé des candidats est préféré.

Section 14 – Vote public ou scrutin secret

Sous-section 1ère – Le principe

Article 37 – Sans préjudice de l’article 38, le vote est public.

Article 38 – Les présentations de candidats, les nominations aux emplois, les mises en disponibilité, les suspensions préventives dans l’intérêt du service et les sanctions disciplinaires font l’objet d’un scrutin secret.

Sous-section 2 – Le vote public

Article 39 – Lorsque le vote est public, les membres du Conseil communal votent à haute voix.

Article 40 – Le président commence à faire voter à un bout de table et fait s’exprimer les conseillers dans l’ordre physique où ils sont assis.

Article 41 – Après chaque vote public, le président proclame le résultat de celui-ci.

Article 42 – Lorsque le vote est public, le procès-verbal de la réunion du Conseil communal indique, pour chaque membre du Conseil, s’il a voté en faveur de la proposition ou s’il a voté contre celle-ci ou s’il s’est abstenu. Lorsque tout le groupe politique a exprimé le même vote, le procès-verbal indique le nom du groupe politique sauf si un Conseiller communal souhaite que soient mentionnés les votes nominatifs pour l’un ou l’autre point.

Sous-section 3 – Le scrutin secret

Article 43 – En cas de scrutin secret
a) le secret du vote est assuré par l’utilisation de bulletins de vote préparés de façon telle que pour voter, les membres du Conseil communal n’aient plus, sauf s’ils ont décidé de s’abstenir, qu’à noircir un cercle ou à tracer une croix sur un cercle sous « oui » ou qu’à noircir un ou plusieurs cercles ou à tracer une croix sur un ou plusieurs cercles sous « non » ;
b) l’abstention se manifeste par le dépôt d’un bulletin de vote blanc, c’est-à-dire d’un bulletin de vote sur lequel le membre du Conseil communal n’a noirci aucun cercle ou n’a tracé une croix sur aucun cercle.

Article 44 – En cas de scrutin secret :
a) pour le vote et pour le dépouillement, le bureau est composé du président et des deux membres du Conseil communal les plus jeunes ;
b) avant qu’il ne soit procédé au dépouillement, les bulletins de vote déposés sont comptés ; si leur nombre ne coïncide pas avec celui des membres du Conseil communal ayant pris part au vote, les bulletins de vote sont annulés et les membres du Conseil sont invités à voter une nouvelle fois ;
c) tout membre du Conseil communal est autorisé à vérifier la régularité du dépouillement.

Article 45 – Après chaque scrutin secret, le président proclame le résultat de celui-ci.

Section 15 – Le contenu du procès-verbal des réunions du Conseil communal

Article 46 – Le procès-verbal des réunions du Conseil communal reprend, dans l’ordre chronologique, tous les objets mis en discussion ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le Conseil n’a pas pris de décision. De même, il reproduit clairement toutes les décisions mais ne constitue en aucun cas un compte-rendu analytique des discussions au Conseil communal.
Le procès-verbal contient donc :

• le texte complet, y compris leur motivation, de toutes les décisions intervenues ;
• la suite réservée à tous les points de l’ordre du jour n’ayant pas fait l’objet d’une décision ;
• la constatation que toutes les formalités légales ont été accomplies : nombre de présents, vote en séance publique ou à huis clos, vote au scrutin secret, résultat du vote avec, le cas échéant, les mentions prévues à l’article 42 du présent règlement.

Le procès-verbal contient également la transcription des interpellations des habitants, telles que déposées conformément aux articles 61 et suivants du présent règlement, ainsi que la réponse du collège et la réplique.

Il contient également l’indication des questions posées par les conseillers communaux conformément aux articles 69 et suivants du présent règlement.

Article 47 – Les commentaires préalables ou postérieurs aux décisions, ainsi que toute forme de commentaires extérieurs aux décisions ne seront pas consignés dans le procès-verbal que sur demande expresse du conseiller qui a émis la considération et qui la dépose sur support écrit, moyennant acceptation du Conseil à la majorité absolue des suffrages, telle que définie à l’article 35 du présent règlement

Section 16 – L’approbation du procès-verbal des réunions du Conseil communal

Article 48 – Il n’est pas donné lecture, à l’ouverture des réunions du Conseil communal, du procès-verbal de la réunion précédente.
L’article 20 du présent règlement, relatif à la mise des dossiers à disposition des conseillers, est applicable au procès-verbal des réunions du Conseil communal.

Article 49 – Tout membre du Conseil communal a le droit, pendant la réunion, de faire des observations sur la rédaction du procès-verbal de la réunion précédente. Si ces observations sont adoptées, la Directrice générale est chargée de présenter, séance tenante ou au plus tard à la séance suivante, un nouveau texte conforme à la décision du Conseil.

Si la réunion s’écoule sans observations, le procès-verbal de la réunion précédente est considéré comme adopté et signé par le Bourgmestre ou celui qui le remplace et la Directrice générale.

Chaque fois que le Conseil communal le juge convenable, le procès-verbal est rédigé séance tenante, en tout ou en partie, et signé par les membres du conseil présents.

Sans préjudice de l’article L1122-29, alinéa 2, du CDLD, le procès-verbal du Conseil communal relatif aux points en séance publique, une fois approuvé, est publié sur le site internet de la commune.

Chapitre 3 –Les réunions conjointes du Conseil communal et du Conseil de l’Action Sociale

Article 50 – Conformément à l’article L1122-11, du CDLD et à l’article 26 bis, par. 6, de la loi organique des C.P.A.S., il sera tenu une réunion conjointe annuelle et publique du Conseil communal et du Conseil de l’Action Sociale.

La date et l’ordre du jour de cette réunion sont fixés par le Collège communal.

Cette réunion a pour objet obligatoire la présentation du projet de rapport annuel sur l’ensemble des synergies existantes et à développer entre la commune et le centre public d’action sociale, ainsi que les économies d’échelle et les suppressions des doubles emplois ou chevauchements d’activités du centre public d’action sociale et de la commune ; une projection de la politique sociale locale est également présentée en cette même séance.

Cette réunion peut éventuellement porter sur d’autres points.

Cette réunion conjointe doit avoir lieu avant l’adoption des budgets de la Commune et du C.P.A.S. par leurs conseils respectifs, conformément à l’article L1122-11 du CDLD (puisque le projet de rapport sur les synergies, …, à débattre lors de cette séance doit, après adoption par chacun des conseils, être joint aux budgets soumis au vote desdits conseils).

Article 51 - Outre l’obligation énoncée à l’article précédent, le Conseil communal et le Conseil de l’Action Sociale ont la faculté de tenir des réunions conjointes.

Chacun des deux conseils peut, par un vote, provoquer la réunion conjointe. Le Collège communal dispose également de la compétence pour convoquer la réunion conjointe, de même qu’il fixe la date et l’ordre du jour de la séance.

Article 52 – Les réunions conjointes du Conseil communal et du Conseil de l’Action Sociale ont lieu dans la salle du Conseil communal ou dans tout autre lieu approprié fixé par le Collège communal et renseigné dans la convocation.

Article 53– Les convocations aux réunions conjointes sont signées par le Bourgmestre, le Président du Conseil de l’Action Sociale, les directrices générales de la Commune et du CPAS.

Article 54 – Les réunions conjointes du Conseil communal et du Conseil de l’Action sociale ne donnent lieu à aucun vote. Toutefois, pour se réunir valablement, il conviendra que la majorité des membres en fonction (au sens de l’article 28 du présent règlement) tant du Conseil communal que du Conseil de l’Action sociale soit présente.

Article 55 – La présidence et la police de l’assemblée appartiennent au Bourgmestre. En cas d’absence ou d’empêchement du Bourgmestre, il est remplacé par le Président du Conseil de l’Action sociale, ou, par défaut, à un échevin suivant leur rang.

Article 56 – Le secrétariat des réunions conjointes est assuré par la Directrice générale de la Commune ou un agent désigné par elle à cet effet ou par la Directrice générale du CPAS.

Article 57 – Une synthèse de la réunion conjointe est établie par l’agent visé à l’article 56 du présent règlement, et transmise au Collège communal et au Président du Conseil de l’Action Sociale dans les 30 jours de la réunion visée ci-dessus, à charge pour le Collège et le Président du Conseil de l’Action Sociale d’en donner connaissance au Conseil communal et au Conseil de l’Action Sociale lors de leur plus prochaine séance respective.

Chapitre 4 – La perte des mandats dérivés dans le chef du conseiller communal démissionnaire / exclu de son groupe politique

Article 58 – Conformément à l’article L1123-1, par. 1er, alinéa 1, du CDLD, le ou les conseillers élus sur une même liste lors des élections constituent un groupe politique dont la dénomination est celle de ladite liste.

Article 59 – Conformément à l’article L1123-1, par. 1er, alinéa 2, du CDLD, le conseiller qui, en cours de législature, démissionne de son groupe politique est démissionnaire de plein droit de tous les mandats qu’il exerçait à titre dérivé tel que défini à l’article L5111-1 du CDLD.

Article 60 – Conformément à l’article L1123-1, par. 1er, alinéa 3, du CDLD, le conseiller qui, en cours de législature, est exclu de son groupe politique, est démis de plein droit de tous les mandats qu’il exerçait à titre dérivé tel que défini à l’article L5111-1 du CDLD.

Chapitre 5 – Le droit d’interpellation des habitants

Article 61 – Tout habitant de la commune ou tout groupe citoyen représenté par un habitant de la commune dispose, aux conditions fixées dans le présent chapitre, d’un droit d’interpeller directement le Collège communal en séance publique du Conseil communal.
Par « habitant de la commune », il faut entendre :

• toute personne physique de 18 ans accomplis inscrite au registre de la population de la commune ;
• toute personne morale dont le siège social ou d’exploitation est localisé sur le territoire de la commune et qui est représentée par une personne physique de 18 ans accomplis.

Les conseillers communaux ne bénéficient pas dudit droit.

Article 62 – Le texte intégral de l’interpellation proposée est adressé par écrit au Collège communal.

Pour être recevable, l’interpellation remplit les conditions suivantes :
1. être introduite par une seule personne ou par un groupe citoyen représenté par une seule personne ;
2. être formulée sous forme de question et ne pas conduire à une intervention orale de plus de dix minutes ;
3. porter :
a) sur un objet relevant de la compétence de décision du Collège ou du Conseil communal ;
b) sur un objet relevant de la compétence d’avis du Collège ou du Conseil communal dans la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire communal ;
4. être à portée générale ;
5. ne pas être contraire aux libertés et aux droits fondamentaux ;
6. ne pas porter sur une question de personne ;
7. ne pas constituer des demandes d’ordre statistique ;
8. ne pas constituer des demandes de documentation ;
9. ne pas avoir pour unique objet de recueillir des consultations d’ordre juridique ;
10. parvenir entre les mains du Bourgmestre (par la poste ou par voie électronique) au moins 15 jours francs avant le jour de la séance où l’interpellation sera examinée ;
11. indiquer l’identité, l’adresse et la date de naissance du demandeur ou du représentant du groupe citoyen ;
12. être libellée de manière à indiquer clairement la question posée, et préciser les considérations que le demandeur ou le groupe citoyen se propose de développer.

Article 63 – Le Collège communal décide de la recevabilité de l’interpellation. La décision d’irrecevabilité est spécialement motivée en séance du Conseil communal.

Article 64 – Les interpellations se déroulent comme suit :

• elles ont lieu en séance publique du Conseil communal ;
• elles sont entendues dans l’ordre de leur réception chronologique par le Bourgmestre ;
• l’interpellant expose sa question à l’invitation du président de séance dans le respect des règles organisant la prise de parole au sein de l’assemblée. Il dispose pour ce faire de 10 minutes maximum ;
• le Collège répond aux interpellations en 10 minutes maximum ;
• l’interpellant dispose de 2 minutes pour répliquer à la réponse, avant la clôture définitive du point de l’ordre du jour ;
• il n’y a pas de débat ; de même l’interpellation ne fait l’objet d’aucun vote en séance du Conseil communal ;
• l’interpellation est transcrite dans le procès-verbal de la séance du Conseil communal lequel est publié sur le site internet de la commune.

Article 65 –Il ne peut être développé qu’un maximum de 3 interpellations par séance du Conseil communal.

Article 66 – Un même habitant ou un même groupe citoyen représenté par un habitant ne peut faire usage de son droit d’interpellation que 3 fois au cours d’une période de douze mois.

TITRE II – LES RELATIONS ENTRE LES AUTORITES COMMUNALES ET L’ADMINISTRATION – DEONTOLOGIE, ETHIQUE ET DROITS DES CONSEILLERS

Chapitre 1er – Les relations entre les autorités communales et l’administration locale

Article 67 – Sans préjudice des articles L1124-3 et L1124-4 et L1211-3, du CDLD et de l’article 68 du présent règlement, le Conseil communal, le Collège communal, le Bourgmestre et la Directrice générale collaborent selon les modalités qu’ils auront établies, notamment quant à l’organisation et le fonctionnement des services communaux et la manière de coordonner la préparation et l’exécution par ceux-ci des décisions du Conseil communal, du Collège communal et du Bourgmestre.

Chapitre 2 – Les règles de déontologie et d’éthique des conseillers communaux

Article 68 – Conformément à l’article L1122-18 du CDLD, les conseillers communaux s’engagent à :
1. exercer leur mandat avec probité et loyauté ;
2. refuser tout cadeau, faveur, invitation ou avantage en tant que représentant de l’institution locale, qui pourrait influer sur l’impartialité avec laquelle ils exercent leurs fonctions ;
3. spécifier s’ils agissent en leur nom personnel ou au nom de l’institution locale qu’ils représentent, notamment lors de l’envoi de courrier à la population locale ;
4. assumer pleinement (c’est-à-dire avec motivation, disponibilité et rigueur) leur mandat et leurs mandats dérivés ;
5. rendre compte régulièrement de la manière dont ils exercent leurs mandats dérivés ;
6. participer avec assiduité aux réunions des instances de l’institution locale, ainsi qu’aux réunions auxquelles ils sont tenus de participer en raison de leur mandat au sein de ladite institution locale ;
7. prévenir les conflits d’intérêts et exercer leur mandat et leurs mandats dérivés dans le but exclusif de servir l’intérêt général ;
8. déclarer tout intérêt personnel dans les dossiers faisant l’objet d’un examen par l’institution locale et, le cas échéant, s’abstenir de participer aux débats (on entend par « intérêt personnel » tout intérêt qui affecte exclusivement le patrimoine du mandataire ou de ses parents et alliés jusqu’au deuxième degré) ;
9. refuser tout favoritisme (en tant que tendance à accorder des faveurs injustes illégales) ou népotisme ;
10. adopter une démarche proactive, aux niveaux tant individuel que collectif, dans l’optique d’une bonne gouvernance ;
11. rechercher l’information nécessaire au bon exercice de leur mandat et participer activement aux échanges d’expériences et formations proposées aux mandataires des institutions locales et ce, tout au long de leur mandat ;
12. encourager toute mesure qui favorise la performance de la gestion, la lisibilité des décisions prises et de l’action publique, la culture de l’évaluation permanente ainsi que la motivation du personnel de l’institution locale ;
13. encourager et développer toute mesure qui favorise la transparence de leurs fonctions ainsi que de l’exercice et du fonctionnement des services de l’institution locale ;
14. veiller à ce que tout recrutement, nomination et promotion s’effectuent sur base des principes du mérite et de la reconnaissance des compétences professionnelles et sur base des besoins réels des services de l’institution locale ;
15. être à l’écoute des citoyens et respecter, dans leur relation avec ceux-ci, les rôles et missions de chacun ainsi que les procédures légales ;
16. s’abstenir de diffuser des informations de type propagande ou publicitaire qui nuisent à l’objectivité de l’information ainsi que des informations dont ils savent ou ont des raisons de croire qu’elles sont fausses ou trompeuses ;
17. s’abstenir de profiter de leur position afin d’obtenir des informations et décisions à des fins étrangères à leur fonction et ne pas divulguer toute information confidentielle concernant la vie privée d’autres personnes ;
18. respecter les principes fondamentaux tenant à la dignité humaine.

Chapitre 3 – Les droits des conseillers communaux

Section 1 – Le droit, pour les membres du Conseil communal, de poser des questions écrites et orales d’actualité au Collège communal

Article 69 – Par. 1er – Les membres du Conseil communal ont le droit de poser des questions écrites et orales d’actualité au Collège communal sur les matières qui relèvent de la compétence :
1° de décisions du Collège ou du Conseil communal ;
2° d’avis du Collège ou du Conseil communal dans la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire communal.
Par. 2 – Par « questions d’actualité », il y a lieu d’entendre les situations ou faits récents, c’est-à-dire ne remontant pas à une date plus éloignée que celle de la précédente séance du Conseil communal.

Article 70 – Il est répondu aux questions écrites dans le mois de leur réception par le Bourgmestre ou par celui qui le remplace.

Article 71 – Par. 1er – Lors de chaque réunion du Conseil communal, une fois terminé l’examen des points inscrits à l’ordre du jour de la séance publique, le président accorde la parole aux membres du Conseil qui la demandent afin de poser des questions orales d’actualité au Collège communal, étant entendu qu’il l’accorde selon l’ordre des demandes et, en cas de demandes simultanées, selon l’ordre du tableau de préséance tel qu’il est établi au Titre Ier, Chapitre 1er, du présent règlement.

Il est répondu aux questions orales :

• soit séance tenante ;
• soit lors de la prochaine réunion du Conseil communal, avant que le président accorde la parole afin que, les cas échéant, de nouvelles questions orales d’actualité soient posées.

Par. 2 – Les questions discutées en séance sont notamment régies par les modalités suivantes :

• le conseiller dispose d’un maximum de 10 minutes pour développer sa question ;
• le Collège répond à la question en 10 minutes maximum ;
• le conseiller dispose de 2 minutes pour répliquer à la réponse ;
• les questions sont examinées en séance publique ou à huis clos, selon les règles ordinaires inscrites aux articles L1122-20 à L1122-22 du CDLD.

Par. 3 – Lorsque le conseiller souhaite alimenter sa (ses) question(s) orale(s) de photos ou autre documentation, il doit transmettre ces documents servant de support par mail à la Directrice générale et au Bourgmestre au plus tard le jour qui précède la séance du Conseil communal au cours de laquelle il pose sa (ses) question(s).

Section 2 – Le droit, pour les membres du Conseil communal, d’obtenir copie des actes et pièces relatifs à l’administration de la commune

Article 72 – Aucun acte, aucune pièce concernant l’administration de la commune ne peut être soustrait à l’examen des membres du Conseil communal.

Article 73 – Les membres du Conseil communal ont le droit d’obtenir des copies gratuitement. En vue de cette obtention, les membres du Conseil communal remplissent une formule de demande qu’ils retirent au secrétariat communal et qu’ils remettent au Bourgmestre ou à celui qui le remplace.
Ils peuvent également formuler cette demande par voie électronique.

Les copies demandées sont envoyées dans les 5 jours de la réception de la formule de demande par le Bourgmestre ou par celui qui le remplace. La transmission de la copie des actes peut avoir lieu par voie électronique, à la demande du membre du Conseil.

Section 3 – Le droit, pour les membres du Conseil communal, de visiter les établissements et services communaux

Article 74 – Les membres du Conseil communal ont le droit de visiter les établissements et services communaux accompagnés d’un membre du Collège communal.

Les dates et heures de ces visites sont fixées de commun accord entre le demandeur et le membre du Collège communal

Afin de permettre au Collège communal de désigner un de ses membres et, à celui-ci, de se libérer, les membres du Conseil communal informent le Collège, au moins 7 jours à l’avance, par écrit, des jour et heure auxquels ils demandent à visiter l’établissement ou le service. Ce délai de 7 jours n’est pas d’application pour ce qui concerne les points de l’ordre du jour d’un Conseil communal pendant la période des 7 jours francs qui précèdent le Conseil. Dans ce cas, les dates et heures des visites sont fixées de commun accord entre le demandeur et le membre du Collège en fonction des disponibilités de ce dernier.

Article 75 – Durant leur visite, les membres du Conseil communal sont tenus de se comporter d’une manière passive et respectueuse.

Section 4 – Le droit des membres du Conseil communal envers les entités para-locales

A. Le droit des conseillers communaux envers les intercommunales, régies communales autonomes, associations de projet, asbl communales et SLSP et les obligations des conseillers y désignés comme représentants

Article 76 - Conformément à l'article L6431-1 paragraphe 2 du CDLD, le conseiller désigné pour représenter la ville au sein d'un conseil d'administration (asbl communales, régies autonomes, intercommunales, associations de projet et sociétés de logement) ou, à défaut, du principal organe de gestion, rédige annuellement un rapport écrit sur les activités de la structure et l'exercice de son mandat ainsi que sur la manière dont il a pu développer et mettre à jour ses compétences.

Lorsque plusieurs conseillers sont désignés au sein d'un même organisme, ceux-ci peuvent rédiger un rapport commun.

Les rapports visés sont adressés au collège communal qui le soumet pour prise d'acte au conseil communal lors de sa plus prochaine séance. A cette occasion, ils sont présentés par leurs auteurs et débattus en séance publique du conseil.

Le conseiller susvisé peut rédiger un rapport écrit au conseil communal à chaque fois qu'il le juge utile. Dans ce cas, l'article 76bis, alinéa 2, du présent règlement est d'application.

Lorsqu’aucun conseiller communal n’est désigné comme administrateur, le président du principal organe de gestion produit un rapport dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités. Le rapport est présenté, par ledit président ou son délégué, et débattu en séance publique du conseil.

Article 76bis - Les conseillers communaux peuvent consulter les budgets, comptes et délibérations des organes de gestion et de contrôle des asbl communales et provinciales, régies autonomes, intercommunales, associations de projet et sociétés de logement, au siège de l’organisme.

Tout conseiller qui a exercé ces droits peut faire un rapport écrit au conseil communal. Ce rapport écrit doit être daté, signé et remis au bourgmestre qui en envoie copie à tous les membres du conseil.

Article 76ter - Sauf lorsqu’il s’agit de question de personnes, de points de l’ordre du jour qui contreviendraient au respect de la vie privée, des points à caractère stratégique couvrant notamment le secret d’affaires, des positionnements économiques qui pourraient nuire à la compétitivité de l’organisme dans la réalisation de son objet social, les conseillers communaux peuvent consulter les procès-verbaux détaillés et ordres du jour, complétés par le rapport sur le vote des membres et de tous les documents auxquels les procès-verbaux et ordres du jour renvoient. Les documents peuvent être consultés soit par voie électronique, soit au siège respectivement des asbl communales, régies autonomes, intercommunales, associations de projet, sociétés de logement.

Tout conseiller qui a exercé ces droits peut faire un rapport écrit au conseil communal. Dans ce cas, l'article 76bis, alinéa 2, du présent règlement est d'application.

B. Le droit des conseillers communaux envers les asbl à prépondérance communale

Article 76 quater – Les conseillers communaux peuvent visiter les bâtiments et services des asbl au sein desquelles la commune détient une position prépondérante, au sens de l’article 1234-2, paragraphe 2, du CDLD.

Les modalités de ce droit de visite sont fixées dans le cadre du contrat de gestion à conclure entre la commune et l’asbl concernée.

Section 5 – Les jetons de présence

Article 77 – Par. 1er – Les membres du Conseil communal – à l’exception du Bourgmestre et des échevins, conformément à l’article L1123-15, par. 3, du CDLD – perçoivent un jeton de présence lorsqu’ils assistent aux réunions du Conseil communal.
Par. 2 – Par dérogation au par. 1er, le président d’assemblée visé à l’article 24 du présent règlement d’ordre intérieur et désigné conformément à l’article L1122-34, par. 3 et par. 4, du CDLD perçoit un double jeton de présence par séance du Conseil communal qu’il préside. Il ne reçoit aucun autre avantage ou rétribution.

Article 78 – Le montant du jeton de présence est fixé à 63,46 € brut par séance. Ce montant de jeton de présence est majoré ou réduit en application des règles de liaison de l’indice des prix.
Si une même séance du Conseil communal s’étale sur 2 journées civiles, il n’est accordé qu’un seul jeton.

Section 6 – Le remboursement des frais

Article 79 – En exécution de l’article L6451-1 du CDLD et de l’AGW du 31.05.2018, les frais de formation, de séjour et de représentation réellement exposés par les mandataires locaux dans le cadre de l’exercice de leur mandat font l’objet d’un remboursement sur base de justificatifs.»